Od chaosu do skalowalności

Każda organizacja ma procesy, które „jakoś działają”.

Raport jest przygotowywany w Excelu.

Akceptacja przychodzi e-mailem.

Ktoś pilnuje terminów w kalendarzu.

Dokument trafia do odpowiedniego folderu.

Grafik jest aktualizowany ręcznie.

Excel pozostaje jednym z najważniejszych narzędzi biznesowych. Problem pojawia się wtedy, gdy arkusz przestaje pełnić funkcję pomocniczą i staje się głównym systemem zarządzania procesem.

Jeżeli na podstawie takich informacji podejmowane są decyzje biznesowe, problem przestaje dotyczyć wyłącznie produktywności. Zaczyna wpływać również na jakość zarządzania.

Co można zrobić?

Zamiast utrzymywać wiele niezależnych arkuszy, można stworzyć centralne źródło danych wykorzystywane przez cały proces raportowania.
Dane mogą być wprowadzane przez dedykowaną aplikację Power Apps, przechowywane w Dataverse, SharePoint, SQL lub innym kontrolowanym źródle, a następnie prezentowane w Power BI.

Najważniejsza zmiana polega na tym, że pracownicy przestają przygotowywać raport, a zaczynają korzystać z raportu, który aktualizuje się wraz z danymi.

W wielu firmach informacja o problemie pojawia się dopiero wtedy, gdy jego skutki są już widoczne.

Maszyna przestaje działać.

Produktu brakuje w magazynie.

Faktura jest już długo po terminie.

Umowa za chwilę wygasa.

Klient czeka na odpowiedź dłużej, niż powinien.

Nie zawsze oznacza to poważny błąd w samym procesie. Czasami wystarczyłoby odpowiednie powiadomienie wysłane we właściwym momencie.

Power Automate może automatycznie wysłać powiadomienie w Microsoft Teams lub Outlooku, utworzyć zadanie albo uruchomić określoną ścieżkę eskalacji.
Nie chodzi przy tym o wysyłanie większej liczby komunikatów. Wartością jest dostarczenie właściwej informacji właściwej osobie w momencie, w którym może jeszcze podjąć działanie.

Dzięki temu organizacja nie tylko szybciej reaguje na problemy. W wielu przypadkach może zapobiec ich konsekwencjom.

Papierowe formularze nie są jedynym źródłem nieefektywności.
Równie problematyczny może być proces oparty na dokumentach Word, PDF i Excel przesyłanych pomiędzy użytkownikami, zapisywanych w różnych folderach i uzupełnianych ręcznie.

Jak może wyglądać proces po digitalizacji?

Zamiast uzupełniać dokument użytkownik może wprowadzić informacje w formularzu dostępnym w aplikacji biznesowej.
System sprawdza kompletność danych i stosuje określone reguły biznesowe. Na ich podstawie może następnie automatycznie wygenerować dokument Word lub PDF, nadać mu odpowiednią nazwę i zapisać go we właściwej lokalizacji w SharePoint.

Automatyzacja dokumentów jest szczególnie wartościowa wszędzie tam, gdzie firma regularnie przygotowuje umowy, oferty, formularze, raporty, aneksy lub dokumentację operacyjną.

Wniosek został wysłany do menedżera.

Menedżer jeszcze go nie otworzył.

Dział HR czeka na decyzję menedżera, dział finansowy czeka na HR, a pracownik nie wie, na jakim etapie znajduje się jego sprawa.

To jeden z najczęstszych przykładów wąskiego gardła w procesach biznesowych.
Problemem często nie jest sama decyzja. Jest nim sposób przekazywania informacji pomiędzy kolejnymi osobami i brak widoczności aktualnego statusu.

Power Automate pozwala zbudować wieloetapowy proces akceptacji, w którym odpowiednia osoba automatycznie otrzymuje zadanie lub powiadomienie.
Po podjęciu decyzji proces przechodzi do kolejnego etapu zgodnie z ustalonymi regułami.

Nie trzeba szukać wiadomości w skrzynce, ręcznie informować kolejnych osób ani pytać: „na jakim etapie jest mój wniosek?”.
Każdy etap może mieć określonego właściciela, status i historię decyzji. Organizacja zyskuje dzięki temu większą przejrzystość całego procesu, a nie tylko szybszy przepływ wiadomości.

Planowanie zasobów staje się szczególnie wymagające wtedy, gdy trzeba jednocześnie uwzględnić dostępność ludzi, ich kompetencje, lokalizację, harmonogram oraz priorytet zlecenia. Dotyczy to nie tylko produkcji.

Wyobraźmy sobie firmę serwisową posiadającą wiele ekip terenowych. Po otrzymaniu nowego zgłoszenia trzeba sprawdzić, kto jest dostępny, gdzie znajduje się dany zespół, jakie posiada kompetencje i jakie zadania ma już zaplanowane.

Jeżeli informacje są rozproszone pomiędzy kilkoma arkuszami, kalendarzami i wiadomościami, samo zaplanowanie działania może zajmować więcej czasu, niż powinno.
Dedykowana aplikacja może połączyć te dane w jednym miejscu i wspierać przydzielanie zadań na podstawie aktualnych informacji.

Proces może wyglądać następująco

Nie zawsze oznacza to pełną automatyzację decyzji. W wielu przypadkach największą wartością jest dostarczenie osobie odpowiedzialnej za planowanie wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu. Rezultat to lepsze wykorzystanie zasobów, szybsza obsługa i większa przewidywalność procesu.

Warto przy tym patrzeć nie tylko na czas wykonania pojedynczej czynności. Znaczenie mają również częstotliwość jej wykonywania, liczba zaangażowanych osób oraz konsekwencje ewentualnego błędu lub opóźnienia.

Proces zajmujący kilka minut może generować istotny koszt, jeżeli jest wykonywany wielokrotnie każdego dnia. W takich przypadkach rozwiązania Microsoft Power Platform – Power Apps, Power Automate, Power BI i Dataverse – mogą pomóc usprawnić proces bez konieczności budowania całego systemu od podstaw.

Dopiero później warto dobrać odpowiednią technologię.

Czasem wystarczy prosty przepływ w Power Automate. W innym przypadku potrzebna będzie aplikacja Power Apps, centralne źródło danych i raportowanie w Power BI.
Warto najpierw przeanalizować cały proces, znaleźć jego najsłabsze punkty i zastanowić się, które czynności rzeczywiście są potrzebne. Dopiero kolejny krok powinien obejmować digitalizację i automatyzację.

Największą wartość przynosi bowiem nie automatyzowanie pojedynczej czynności, lecz spojrzenie na proces od początku do końca.