Power Automate Cloud i RPA
czyli przepływy hybrydowe w praktyce
Power Automate umożliwia automatyzację zarówno procesów działających w chmurze, jak i zadań wykonywanych w aplikacjach desktopowych. Największe możliwości daje jednak połączenie obu podejść w jeden przepływ hybrydowy, który integruje nowoczesne usługi z systemami pozbawionymi API.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
W artykule porównujemy przepływy chmurowe Power Automate oraz desktop flows tworzone w Power Automate Desktop. Wyjaśniamy, kiedy warto zastosować każde z tych rozwiązań, jak uruchamiać automatyzacje nadzorowane i nienadzorowane oraz w jaki sposób połączyć oba narzędzia w jeden proces. Przedstawiamy również aktualny model licencjonowania i praktyczny przykład automatyzacji, która pobiera dane ze strony internetowej, przetwarza je w chmurze i udostępnia w raporcie Power BI.
Czym jest Power Automate?
Power Automate jest częścią Microsoft Power Platform i służy do automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych.
Pod jedną nazwą kryją się dwa uzupełniające się sposoby budowania automatyzacji:
Przepływy chmurowe odpowiadają przede wszystkim za komunikację między systemami, logikę procesu, harmonogramy i przetwarzanie danych. Desktop flows wykonują natomiast operacje, które w tradycyjnym procesie wymagałyby pracy człowieka przy komputerze. Połączenie tych dwóch warstw pozwala automatyzować procesy obejmujące zarówno nowoczesne usługi chmurowe, jak i starsze systemy bez odpowiednich integracji.
Przepływy chmurowe w Power Automate
Przepływy chmurowe są tworzone i zarządzane w usłudze Power Automate. Każdy przepływ składa się z wyzwalacza (ang. trigger), który rozpoczyna proces, oraz zestawu akcji (ang. actions) wykonywanych w określonej kolejności.
W zależności od sposobu uruchomienia Microsoft wyróżnia trzy podstawowe typy cloud flows:
Power Automate jest platformą low-code. Wiele procesów można zbudować bez klasycznego programowania, wykorzystując gotowe akcje, warunki, pętle i operacje na danych. Bardziej złożone scenariusze mogą jednak wymagać wyrażeń, niestandardowych konektorów, odpowiedniego modelu danych oraz świadomego zaprojektowania obsługi błędów.
Kluczową rolę odgrywają konektory, które umożliwiają komunikację z usługami Microsoft oraz systemami zewnętrznymi, takimi jak SharePoint, Teams, Outlook, Salesforce, Jira czy Gmail. Przepływ chmurowy może pobierać i przekształcać dane, wysyłać powiadomienia, uruchamiać kolejne procesy, zapisywać informacje w bazie lub zlecać wykonanie desktop flow na wskazanym komputerze.
Power Automate Desktop i automatyzacja RPA
Power Automate Desktop służy do tworzenia desktop flows, czyli przepływów wykorzystujących robotic process automation (RPA). Ich zadaniem jest wykonywanie czynności w aplikacjach internetowych i desktopowych w sposób zbliżony do pracy użytkownika.
Automatyzacja może otwierać programy, uzupełniać formularze, kopiować dane, obsługiwać pliki, pobierać informacje ze stron internetowych i wykonywać operacje w starszych systemach ERP lub CRM. Przepływ nie musi jednak opierać się wyłącznie na współrzędnych ekranu. Power Automate może korzystać z elementów interfejsu i selektorów, dzięki czemu rozpoznaje konkretne pola, przyciski i okna aplikacji. Takie podejście jest zwykle stabilniejsze niż automatyzacja bazująca jedynie na ruchach myszy i pozycji elementów na ekranie.
Desktop flows są szczególnie przydatne wtedy, gdy aplikacja nie udostępnia API, nie ma odpowiedniego konektora albo integracja systemowa byłaby nieproporcjonalnie kosztowna. RPA może wtedy pełnić funkcję „wirtualnych dłoni”, które wykonują jasno zdefiniowane zadania na komputerze.
Jak można uruchamiać desktop flows?
Warto wiedzieć
Tryb nienadzorowany
Automatyzacja wymaga odpowiednio przygotowanej maszyny i licencji. Na komputerach z Windows 10 lub Windows 11 aktywna albo zablokowana sesja użytkownika może uniemożliwić uruchomienie desktop flow w trybie unattended. W środowiskach produkcyjnych warto korzystać z dedykowanej maszyny fizycznej lub wirtualnej.
Ograniczenia i zabezpieczenia antybotowe
Zabezpieczenia antybotowe w wybranych aplikacjach mogą uniemożliwić prawidłowe działanie przepływów PAD. Zaleca się wcześniejszą weryfikację, czy dany system jest przystosowany do obsługi automatyzacji RPA.
Power Automate Cloud a desktop flows
Najważniejsze różnice.
| Obszar | Przepływy chmurowe | Desktop flows / RPA |
|---|---|---|
| Miejsce działania | Środowisko chmurowe Microsoft | Komputer fizyczny, maszyna wirtualna lub maszyna hostowana |
| Sposób integracji | Konektory, API, wyzwalacze i akcje | Interakcja z interfejsem aplikacji, plikami, przeglądarką i systemem operacyjnym |
| Typowe zastosowania | Powiadomienia, obieg danych, harmonogramy, integracje usług | Obsługa starszych aplikacji, wprowadzanie danych, pobieranie danych ze stron i programów bez API |
| Tryb pracy | Automatyczny, zaplanowany lub natychmiastowy | Nadzorowany albo nienadzorowany |
| Najważniejsze ograniczenia | Dostępność konektorów, API, limity i model licencyjny | Zależność od interfejsu aplikacji, stanu maszyny, sesji użytkownika i zmian w ekranach |
Jak działa przepływ hybrydowy?
Przepływ hybrydowy łączy warstwę chmurową z automatyzacją desktopową. Cloud flow odpowiada zazwyczaj za uruchomienie procesu, komunikację z usługami, logikę biznesową i dalsze przetwarzanie danych. Desktop flow wykonuje natomiast operacje wymagające dostępu do interfejsu aplikacji lub strony internetowej.
W praktyce proces może rozpocząć się zgodnie z harmonogramem w Power Automate, następnie uruchomić bota na dedykowanej maszynie, odebrać od niego wyniki, sprawdzić warunki biznesowe i przekazać dane do SharePointa, Dataverse, SQL lub Power BI. Takie rozwiązanie pozwala objąć jednym procesem systemy o zupełnie różnych możliwościach integracyjnych.
Model licencyjny Power Automate
Część podstawowych funkcjonalności Power Automate jest dostępna w ramach innych subskrypcji Microsoft. Wybrane plany Microsoft 365, takie jak Business Basic lub Business Standard, zapewniają ograniczone prawa do przepływów chmurowych ze standardowymi konektorami. Power Automate Desktop można natomiast instalować i lokalnie uruchamiać w obsługiwanych wersjach Windows 10 i Windows 11. Uprawnienia te nie obejmują jednak pełnego scenariusza hybrydowego ani automatyzacji nienadzorowanej.
Ostateczny koszt zależy od konkretnego scenariusza biznesowego i architektury rozwiązania: liczby użytkowników, sposobu uruchamiania procesu, wykorzystywanych konektorów, liczby maszyn oraz wymaganej równoległości. Konektory premium, centralne zarządzanie RPA i uruchamianie desktop flow z przepływu chmurowego wymagają odpowiednich uprawnień płatnych. W trybie nadzorowanym licencję musi mieć właściciel połączenia używanego do uruchomienia desktop flow, natomiast automatyzacja nienadzorowana wymaga pojemności Power Automate Process lub Hosted Process. W rozwiązaniach hybrydowych należy więc uwzględnić zarówno uprawnienia osoby tworzącej i zarządzającej automatyzacją, jak i licencję przypisaną do procesu lub maszyny.
Plany i ceny
Power Automate Premium
15 USD / użytkownika / mies.
Licencja na użytkownika, pełny zakres funkcji
Power Automate Process
150 USD / bota / mies.
Licencja na bota (automatyzacja procesów)
Power Automate Hosted Process
215 USD / bota / mies.
Jak wyżej + maszyna hostowana przez Microsoft
Process Mining
5000 USD / 100 GB danych / mies.
Analiza i wizualizacja procesów
Power Automate — Per user
15 USD / użytkownika / mies.
Podstawowa licencja użytkownika
Power Automate — Per flow
100 USD / flow / mies.
Min. zakup: 5 licencji
Unattended RPA (dodatek)
150 USD / bota / mies.
Wymaga licencji bazowej (Premium / Per user / Per flow)
Power Automate Basic
w cenie wybranych licencji
Microsoft 365 / Office 365
Zakres funkcjonalny wg planu
| Funkcja | Premium | Process | Hosted Process |
Per user |
Per flow |
RPA add-on |
Copilot Studio |
Power Apps |
Dynamics 365 |
Windows | Basic |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Power Automate — automatyzacja | |||||||||||
| Cloud flows (automatyczne, natychmiastowe, zaplanowane) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ |
| Procesowe przepływy biznesowe | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ograniczone | — | ✓ | ✓ | — | — |
| Przepływy desktopowe w Trybie Nadzorowanym | ✓ | — | — | — | — | — | — | — | — | ✓ | — |
| Przepływy desktopowe w Trybie Nienadzorowanym | — | ✓ | ✓ | — | — | ✓ | — | — | — | — | — |
| Maszyna hostowana przez Microsoft | — | — | ✓ | — | — | — | — | — | — | — | — |
| Konektory Power Platform | |||||||||||
| Konektory standardowe | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ |
| Konektory premium i niestandardowe | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Transfer danych on-premise i chmura | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
Uwaga:
Zestawienie to uproszczona wersja oficjalnej tabeli licencyjnej Microsoft Power Automate, przygotowana wyłącznie na podstawie danych widocznych w oryginalnym dokumencie. Ceny podane są w USD i mogą różnić się w zależności od regionu, waluty rozliczeniowej i umowy z Microsoft.
Przed podjęciem decyzji zakupowej zalecana jest weryfikacja aktualnych warunków w oficjalnym przewodniku licencyjnym Microsoft Power Automate.
Od web scrapingu do analityki w Power BI
Przykład.
Automatyczny monitoring cen dla biura podróży lub agencji eventowej
Kontekst biznesowy: biuro podróży lub agencja eventowa organizuje wyjazdy i codziennie sprawdza ceny hoteli u konkurencji, która nie udostępnia API, oraz ceny biletów lotniczych. Dane są potrzebne do dynamicznego ustalania własnych marż. Ręczne porównywanie ofert zajmuje dużo czasu i utrudnia szybkie reagowanie na zmiany. Menedżer potrzebuje powiadomienia, gdy cena biletu lotniczego spadnie o więcej niż 15% względem wcześniej zapisanej wartości, a także możliwości analizowania trendów cenowych w czasie.
Jak działa proces krok po kroku?
1. Power Automate – uruchomienie procesu. Codziennie o 7:00 zaplanowany cloud flow rozpoczyna automatyzację i zleca wykonanie desktop flow na przygotowanej maszynie.
2. Power Automate Desktop – pobranie danych. Bot otwiera przeglądarkę, przechodzi np. do serwisu Booking.com lub na stronę linii lotniczej, wprowadza wybrane przez firmę kierunki i daty, a następnie pobiera dostępne ceny do uporządkowanej tabeli.
3. Power Automate – przetwarzanie i powiadomienie. Desktop flow przekazuje dane do chmury. Cloud flow porównuje bieżące ceny z wcześniej zapisanymi wartościami. Jeżeli cena biletu lotniczego spadła o więcej niż 15%, natychmiast wysyła menedżerowi powiadomienie w Microsoft Teams lub wiadomość e-mail. Wszystkie wyniki są zapisywane na liście SharePoint.
4. Power BI – analiza danych. Raport Power BI wykorzystuje historię zapisaną w SharePoint i prezentuje trendy cenowe z ostatniego miesiąca. Menedżer może na tej podstawie podejmować decyzje zakupowe, aktualizować ofertę i odpowiednio kształtować marże.
Jak projektować stabilne przepływy hybrydowe?
Najważniejszą zasadą jest minimalizowanie liczby kroków oraz optymalizowanie kosztów licencyjnych. Przepływy chmurowe warto wykorzystywać wszędzie tam, gdzie aplikacje udostępniają API lub gotowy konektor. Desktop flow powinien przejmować wyłącznie te kroki, których nie można wykonać w sposób systemowy. Ograniczenie liczby operacji wykonywanych przez interfejs zmniejsza podatność procesu na zmiany w aplikacji, zwiększa stabilność i ułatwia utrzymanie rozwiązania.
Podsumowanie
Power Automate obejmuje dwa różne, ale uzupełniające się podejścia do automatyzacji. Przepływy chmurowe integrują usługi, przetwarzają dane i zarządzają logiką procesu, natomiast desktop flows umożliwiają obsługę aplikacji oraz stron internetowych, które nie udostępniają odpowiednich API lub konektorów.
Dzięki rozwiązaniom hybrydowym organizacja nie jest ograniczona wyłącznie do nowoczesnych systemów chmurowych. Może automatycznie pobierać i wprowadzać dane również tam, gdzie wcześniej konieczna była praca człowieka. Najlepsze rezultaty daje architektura, w której Power Automate Cloud realizuje możliwie dużą część procesu, a RPA jest wykorzystywane świadomie – tylko w miejscach, w których rzeczywiście potrzebne są „wirtualne dłonie”.
Taki podział zwiększa stabilność rozwiązania, ułatwia monitorowanie procesu i pozwala lepiej kontrolować koszty licencyjne w ekosystemie Microsoft.
Sprawdź, gdzie Power Automate może wesprzeć Twoją organizację
Skontaktuj się z nami.
Porozmawiajmy o procesach, które warto zautomatyzować, systemach wykorzystywanych w Twojej firmie oraz możliwościach połączenia przepływów chmurowych z RPA. Pomożemy ocenić, czy w danym scenariuszu wystarczy cloud flow, gdzie potrzebny jest desktop flow oraz jak zaplanować bezpieczne i opłacalne wdrożenie.
Wybierz datę telefonicznej konsultacji.
