Automatyzacja

Automatyzacja i robotyzacja procesów – dodatkowe informacje.

Oferowane przez Antdata usługi (np. wdrożenie MS Power BI, tworzenie kompletnych, gotowych do użytku raportów, aplikacje Power Apps i powiązana z nimi architektura przepływu danych MS Azure, Power Automate) pozwalają niskim kosztem znacząco podwyższyć stopień automatyzacji procesów w firmie. W poniższym artykule przyjrzymy się, dlaczego automatyzacja procesów jest tak istotna oraz jak ją rozpocząć.

Skuteczność procesów w przedsiębiorstwie oraz ich szybka egzekucja są jednymi z kluczowych aspektów na drodze do zapewnienia niskich kosztów oraz do wzrostu biznesu. Doskonalenie kluczowych procesów jest koniecznością, a Automatyzacja Procesów Biznesowych jest bezpośrednią i skuteczną drogą do tego celu.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych polega na zastosowaniu rozwiązań technologicznych w celu zastąpienia powtarzalnych czynności wykonywanych ręcznie i ich zautomatyzowaniu. Głównymi potrzebami zaspokajanymi poprzez wprowadzanie tego typu rozwiązań są:

Jest to krok konieczny na drodze do digitalizacji przedsiębiorstwa.

Jakie obszary biznesu automatyzować w pierwszej kolejności?

Automatyzacja Procesów Biznesowych może zostać rozpoczęta niskim kosztem i przy relatywnie małych nakładach. Skuteczny wybór pierwszego obszaru wartego uwagi i automatyzacji może w pozytywny sposób napędzić dalszą transformację. Istnieją bowiem określone cechy procesu, które mogą być wartościową wskazówką, w kontekście identyfikacji procesu, który warto poddać automatyzacji w pierwszej kolejności. Należą do nich m. in.:

Automatyzacja procesów biznesowych może odegrać kluczową rolę we wdrażaniu systemowych rozwiązań optymalizacyjnych takich jak:

Skuteczne zautomatyzowanie najistotniejszych zasobów, może w znaczącym stopniu zwiększyć efektywność, tempo oraz prawdopodobieństwo sukcesu przeprowadzanego wdrożenia.

Business Intelligence i Power BI w automatyzacji procesów biznesowych

Rozwiązania Business Intelligence, a zwłaszcza Power BI, PowerApps i Power Automate, odgrywają znaczącą rolę w automatyzacji procesów biznesowych.

Pobieranie danych bezpośrednio z bazy danych i innych źródeł w znaczący sposób obniża zapotrzebowanie na dodatkowe czynności ręczne takie jak: tworzenie eksportów danych, pisanie makr VBA, weryfikowanie błędów, ręczną integrację wielu różnych raportów.

Jakość danych podstawą udanej automatyzacji

Integracja wielu źródeł danych zasilających procesy takich jak: Microsoft Excel, Bazy danych, Sharepoint itp., wewnątrz spójnego modelu danych przygotowanego w Microsoft Power BI została szczegółowo opisana na dedykowanych podstronach w ramach serwisu Antdata poświęconych wdrożeniu Power BI. Wiemy, że model Power BI pozwala na analizę danych z wielu źródeł jednocześnie, w sposób w pełni zautomatyzowany i współgrający ze sobą. Więcej na ten temat można przeczytać tu.Warto jednak zauważyć, że za pomocą dostępnych przez Power BI narzędzi możemy osiągnąć coś, co jest przysłowiową piętą Achillesową wielu przedsiębiorstw – spójność danych.

W każdej firmie przynajmniej część danych jest składowana w różnych systemach – np. kody produktów składowane są w jednej bazie, gdzie przypisane do nich są dane sprzedażowe, natomiast w innej bazie do tych samych kodów produktu przypisane są jego składowe. Jeśli więc chcielibyśmy prognozować zużycie surowców, z jakich składa się dany produkt, musimy połączyć dane z obu źródeł. Bywa, że ich części wspólne są zaskakująco niewielkie. Mogą wystąpić braki danych po obu stronach, rozbieżności – czasem bardzo niewielkie – np. inny sposób zapisu, wielkość znaków, stosowanie znaków specjalnych bądź dialektycznych itp. Rezultatem tego jest wybrakowany obraz. Naprawa sytuacji jest zadaniem niezwykle wymagającym i bez odpowiednich informacji – niemal niemożliwym.

Dlatego wyspecjalizowaliśmy się w przeprowadzaniu tzw. Master Data Health Checks, czyli sprawdzaniu spójności, poprawności i kompletności danych. Tworzymy narzędzia (w formie przyjaznych wizualnie raportów) które umożliwiają porównanie obu źródeł, wskazanie niezgodności i ich przyczyn. Narzędzie działa w sposób ciągły i automatyczny, umożliwiając nie tylko likwidację niezgodności, ale także ułatwiając późniejsze utrzymanie zbiorów w danych w odpowiednim porządku.

Czasochłonne analizy i brak zasobów na podjęcie działań

W przypadku dużej złożoności, rozproszenia i braku spójności danych, które analizujemy sam proces analizy konsumuje znaczącą część posiadanych zasobów. Skutkiem tego jest podejmowanie działań później i w znacznie mniejszym stopniu, niż wynika to z przeprowadzonej analizy. Na więcej po prostu nie starcza środków, czasu, siły czy budżetu. Tak wyczerpujący i choć powtarzalny, to bardzo niestabilny jest sam proces analizy. Połączenie rozwiązań chmurowych z narzędziami raportowymi, np. Microsoft Power BI, może w znaczącym stopniu poprawić transparentność procesu i przyspieszyć podejmowanie decyzji! Efektem wprowadzenia takich zmian jest również możliwość alokacji pracowników do zadań wymagających ludzkiego wysiłku i osądu, odciążając ich od zadań powtarzalnych i odtwórczych. W przypadku rozwiązań chmurowych takich jak m.in. Sharepoint, Azure, Data flows dane zbierane, w trakcie działania procesów są dostępne dla określonych użytkowników z każdego miejsca i urządzenia.

Jak automatyzacja procesów biznesowych pomaga realizować główne potrzeby?

1. Minimalizacja kosztów procesów

Automatyzacja Procesów Biznesowych pozwala na ograniczenie mozolnych i pracochłonnych etapów procesu lub wykonanie kilku z nich w jednym momencie, dzięki czemu znaczna ilość zasobów zostaje uwolniona. Odbywa się to z korzyścią zarówno dla przedsiębiorstw, jak i pracowników. Wzrasta nie tylko wydajność, ale również poczucie i realna sprawczość zatrudnionych.

2. Obniżenie ryzyka popełnienia błędu ludzkiego

Zautomatyzowane procesy biznesowe cechują się znacznie lepszą powtarzalnością wyników oraz rzadszym występowaniem błędów ze względu na zmniejszenie prawdopodobieństwo wystąpienia błędu ludzkiego. Nawet gdy błędy występują, zwiększona transparencja procesu i uzyskane możliwości analityczne pozwalają na jego odnalezienie i szybszą identyfikację przyczyny źródłowej.

3. Strukturyzacja i standaryzacja procesów przedsiębiorstwa

Nieodłącznym efektem skutecznie przeprowadzonej automatyzacji procesów biznesowych jest uzyskanie powtarzalnych, wcześniej zdefiniowanych rezultatów. Przed przystąpieniem do automatyzacji procesu, konieczne jest wcześniejsze zdefiniowanie najważniejszych jego parametrów takich jak:

Skutecznie zautomatyzowane procesy zastępują czynności, które w zwyczajnych warunkach zajmują tygodnie i wykonują je w przeciągu kilku minut. Przykładem może być przygotowanie raportu miesięcznego dla zarządu. W warunkach, gdzie większość prac wykonywanych jest ręcznie, zebranie potrzebnych danych z różnych działów i zintegrowanie ich w spójny i przejrzysty raport jest niezmiernie pracochłonne i obarczone znacznym ryzykiem wystąpienia błędów. Proces raportowania z zastosowaniem Microsoft Power BI i środowiska Office365 sprawi, że czas znacznej liczby osób będzie mógł być przeznaczony na analizę danych, a nie ich monotonne przygotowywanie.

Automatyzowanie Procesów Biznesowych może stanowić bardzo solidny fundament do cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Kolejne automatyzowane procesy z czasem będą tworzyły spójny i łatwiejszy do zarządzania system.

Wybór kolejnych rozwiązań w ciągłym procesie rozwoju w takim środowisku jest znacznie prostszym procesem ze względu na zbudowane techniczne podwaliny wśród zespołu oraz zidentyfikowane potrzeby i oczekiwania wobec nowoczesnych technologii.